Taakintegratie MBO College Hilversum: eigenaarschap bij dienstverlener én gebruiker

We onderkennen allemaal het belang en het nut van One FM: één facilitair front. Steeds vaker vragen organisaties in bijvoorbeeld aanbestedingen om een nauwe samenwerking tussen schoonmaak, catering, receptiediensten, beveiliging en meer. Zo ook ROC van Amsterdam. MBO College Hilversum, een van de locaties, begon samen met Hago Next aan het combineren van taken.

In 2016 schreef ROC van Amsterdam een schoonmaakaanbesteding uit. Een deel van die aanbesteding bestond uit het voornemen om tot taakintegratie te komen. Remmy Hoek, Facility Manager van MBO College Hilversum, een van de locaties van de onderwijsorganisatie, vertelt over het ontstaan van die wens: “We hebben verschillende voorbeelden gezien van taakintegratie die ons hebben geïnspireerd. Op de kraamafdeling van een ziekenhuis, bijvoorbeeld, waar een schoonmaakmedewerker allerlei taken oppakte en eigenlijk gewoon eigenaar was van een aantal ruimtes.”

Gefaseerde invoering taakintegratie
Remmy en Hago Next geven – gefaseerd - samen handen en voeten aan taakintegratie bij MBO College Hilversum. De keuze om niet voor een big bang te gaan was een bewuste. Remmy legt uit: “We wilden eerst de proef op de som nemen, om te kijken of taakintegratie oplevert waarop we hopen en wat we eigenlijk gewoon willen. Het leek ons beter om klein te beginnen, zodat het voor iedereen is te behappen en we tussentijds kunnen bijsturen als dat mogelijk is.” De basis op orde dus, allemaal om te zorgen dat taakintegratie het grote doel van MBO College Hilversum verwezenlijkt: eigenaarschap voor een fijne leeromgeving bij zowel de schoonmaakmedewerker als ook de gebruikers van het pand.

Minder logistieke bewegingen en meer eigenaarschap
“We willen dat schoonmaakmedewerkers eigenaar worden van een paar gangen of een deel van het gebouw. Het moet niets uitmaken of dat deel bestaat uit leslokalen, kantoren of een mix van beide en het mag ook niet van belang zijn of er bijvoorbeeld planten staan die water moeten hebben of printers die een check moeten krijgen op de hoeveelheid papier die er nog in zit.”

Het combineren van die taken zorgt dat logistieke bewegingen minder worden, omdat niet verschillende mensen allemaal een deeltje oppakken. Maar het combineren van taken zorgt ook dat mensen zich meer verantwoordelijk voelen voor hun deel van het gebouw. Die verantwoordelijkheid moet vooral zorgen dat de schoonmaakmedewerker gebruikers meer gaat aanspreken op hun gebruik. Op vervuiling. De medewerker van Hago Next is echt de expert van zijn stukje gebouw en wordt ook zo herkend door pandgebruikers. Hij weet wanneer het druk is en wanneer juist wat rustiger, zodat hij zijn werk daarop kan aanpassen. En na verloop van tijd ruilen medewerkers van gebied, om te voorkomen dat ze ‘blind’ worden.

Ontwikkelingen en wensen
Eerder al kon je lezen over het integreren van schoonmaak-, catering- en postbezorgingsdiensten binnen MBO College Hilversum en het gevoel van gezamenlijke verantwoordelijkheid die dat oplevert bij medewerkers van Hago Next en andere dienstverleners. Maar ook Remmy ziet wat het oplevert: “We zijn blij met de ontwikkelingen en zien dat het oplevert wat we voor ogen hebben. Toch blijven we graag kritisch – het kan altijd beter - en willen we nog meer uit de taakintegratie halen.”

“We zijn zelf ook bereid om mee te blijven denken en zeker ook om verstandig te investeren. Eerder al zijn we samen met Hago Next een pilot gestart met sensoren. We bekijken nu de mogelijkheden om sensoring verder uit te breiden, omdat ook dat verdere taakintegratie in de hand helpt.” Het vergaren en gebruiken van data dus, met Smart Hygiene. Om One FM nog dichterbij te brengen.

Elkaars werk herkennen en erkennen
Gefaseerd integreren dus. Met een vinger aan de pols om de kwaliteit te borgen en met de kritische blik die zorgt dat verantwoordelijkheid uiteindelijk echt eigenaarschap wordt. “We geloven echt in die betrokkenheid. Ook van onze eigen medewerkers hoor. Zij kennen de schoonmaakmedewerker na een tijd ook en weten wanneer ze wat kunnen en mogen verwachten. Ook dat zorgt voor betrokkenheid.” Zo wordt One FM echt een toegevoegde waarde, als de verschillende personen in een gebouw elkaar en elkaars werk gaan herkennen en erkennen.

Meer weten?

MBO College Hilversum en Hago Next blijven sleutelen aan de taakintegratie zoals die past bij de wensen van de school en de talenten van de medewerkers die er een succes van maken. Wil je meer weten over wat One FM, ook met sensoring en Smart Hygiene, jouw organisatie kan opleveren?

Neem contact met ons op