27-6-2018

Wanneer iedereen wint

‘Duurzame energie van iedereen’. Om die missie optimaal uit te kunnen dragen, zocht Eneco Groep onder begeleiding van VFM Facility Experts een partner die innovatief en verantwoord onderneemt. Een partner ook, die ervoor zorgt dat Eneco Groep zich met haar kernactiviteit bezig kan houden; samen met klanten en partners zoeken naar energieoplossingen die slimmer wonen, werken en leven mogelijk maken. De oplossing werd gevonden in Hago Next. De nieuwe partner voor schoonmaak en aanvullende dienstverlening, geselecteerd met de Best Value aanpak. In dit artikel wordt ingegaan op vier succesfactoren voor Best Value trajecten in de facilitaire markt.

1. Best Value moet passen
De afdeling Facilities van Eneco Groep wil de visie ‘Duurzaam, decentraal, samen’ ook binnen haar eigen dienstverlening uitdragen en vertalen naar de relaties met haar partners. Een visie die niet eenvoudig in een aanbesteding of Programma van Eisen te vatten is. De ruimte die Best Value biedt aan de leverancier sluit goed aan op deze visie. Maar minstens net zo belangrijk; de Best Value gedachte past bij het DNA van Facilities.

2. Neem de tijd voor het formuleren van de juiste opdrachtdoelstelling
Eneco Groep en VFM spendeerden geruime tijd aan het formuleren van de opdrachtdoelstellingen. Doelstellingen die ervoor hebben gezorgd dat die innovatieve, duurzaam ondernemende partner gevonden is. Een partner die niet alleen het hoofdkantoor kan voorzien van passende dienstverlening, maar ook op een energiecentrale aansluiting vindt op de identiteit en dynamiek van de locatie.

“De begeleiding en expertise van VFM heeft ertoe geleid dat we echt tot de kern van de opdracht zijn gekomen in aansluiting op de strategie van Eneco Groep: een duurzame, ondernemende partner met aandacht voor de mens.” – Desiree Dongelmans, Manager Facilities & Huisvesting

3. Hou je vast aan de Best Value filosofie
Eneco Groep vroeg de inschrijvende partijen om aan de hand van twee prestatieonderbouwingen, een risico- en een kansendossier een passende inschrijving te doen. Laten zien dat je dé expert bent die de doelstellingen gaat realiseren, zodat Eneco Groep zich bezig kan houden met energieoplossingen.

Eneco Groep heeft, in afwijking van de traditionele Best Value vorm, expliciet twee prestatieonderbouwingen uitgevraagd. Eén prestatieonderbouwing gericht op de totale dienstverlening. De andere onderbouwing ging specifiek in op afvalmanagement, MVO en circulariteit. Een feestje voor Hago Next in combinatie met Returnity om hier invulling aan te geven. Door de inzet van onder andere een circularity coach zorgt Hago Next ervoor dat het percentage restafval in de komende periode aanzienlijk wordt teruggedrongen, en dat de rest van het afval zo circulair mogelijk wordt toegepast.

“Het mes snijdt aan twee kanten: deze nieuwe manier van dienstverlening draagt niet alleen bij aan de doelstellingen van Eneco Groep. Het stelt Hago Next in staat om taken te integreren. En dat past precies bij de ambitie van Hago Next: meer en beter werk bieden aan onze medewerkers, zodat we ze duurzaam inzetbaar houden.” – Saïda El Jaddaoui, Ondernemer Hago Next

VFM onderstreept dat er niet één manier van Best Value aanbesteden bestaat. De invulling met twee prestatieonderbouwingen sluit aan bij de behoefte van Eneco Groep. Wel is het van belang dat de filosofie van Best Value in tact blijft; een filosofie waarvan win-win situaties creëren een onderdeel is.

4. Weekly’s gedurende de concretiseringsfase
Na de inschrijffase is de concretiseringsfase doorlopen. De belangrijkste fase in een Best Value traject. Want hier geeft de opdrachtnemer aan hoe de doelstellingen gerealiseerd worden. Onder begeleiding van VFM, zodat zowel Eneco Groep als Hago Next in deze fase scherp gehouden werden en de Best Value gedachte bewaakt bleef.

De toegevoegde waarde van deze fase is de concrete uitwerking van de dienstverlening. Een uitwerking die meeromvattend is dan een beschrijving in een standaard offerte. Onduidelijkheden of knelpunten zijn hiermee al weggenomen voordat de implementatie van start gaat. Door wekelijks kort af te stemmen kan tussentijds bijgestuurd worden waar nodig.

“De keuze voor een Best Value aanpak heeft veel opgeleverd voor zowel Eneco Groep als Hago Next. Het succes van dit traject ligt onder meer in de wijze waarop Hago Next de opdracht heeft doorgrond en aansluiting heeft gevonden op het DNA van Eneco Groep. Een prachtig resultaat!”– Violette Krouwel, Consultant VFM