> Smart Hygiene

Hebben jullie ervaring met Smart Hygiene in het onderwijs?

Ja, voor de inzet van Smart Hygiene hebben wij al ervaringen opgedaan in het onderwijs, met pilotlocaties in Nederland en structureel vanuit Vebego Zwitserland.

Hoe ervaren de schoonmaakmedewerkers Smart Hygiene?

Positief. In het begin vinden mensen het erg spannend maar zodra onze collega's de voordelen ervan meemaken (ondersteuning in het dagelijks uitvoeren van werk) hebben ze vooral positieve ervaringen. Daarom vinden we de intensieve begeleiding ontzettend belangrijk en cruciaal, want het blijft een verandertraject.

Hoe tevreden is VodafoneZiggo, de testlocatie voor Smart Cleaning, met deze manier van schoonmaken?

Deze vraag heeft Ruben van Dijk in het webinar beantwoord. VodafoneZiggo is erg te spreken over de datagedreven dienstverlening van Hago Next.

Hoe werkt Hago Next met Smart Hygiene in productieomgevingen waarbij de nadruk niet ligt op de kantoorruimtes?

Daar richten we ons voornamelijk op de sanitaire ruimtes. Productieomgevingen zijn intensief in gebruik en vragen dagelijks onderhoud. Smart Hygiene neemt onze medewerkers mee in prioriteiten en effectiviteit. In sanitaire ruimtes kunnen wij direct en pro-actief inspelen op de werkelijke behoefte, afgestemd op daadwerkelijk gebruik. 

Hoe worden looptijden efficiënter ingericht met Smart Hygiene?

Door zicht op het gebruik van ruimtes. Het programma dat wij hiervoor gebruiken berekent vervolgens zelf, op basis van de data uit de sensoren, de meest efficiënte route door het gebouw heen en houdt daarbij rekening met de looptijden. Werkzaamheden sluiten continu op elkaar aan.

In hoeverre maakt Smart Hygiene het mogelijk om in de toekomst te plannen op basis van data uit het verleden?

De kracht van data en het verzamelen ervan ligt in de analyse. Het analyseren helpt de dienstverlening verregaand te optimaliseren. Dit maakt het dus heel goed mogelijk.

Kunnen jullie de stappen van de pilotfase beschrijven?

Dat is maatwerk. Dit zijn de hoofdlijnen: 1. bepalen doelstelling/user cases. 2. bepalen sensoren/koppelingen. 3. bepalen pilotlocatie. 3. start pilot. 4. evalueren en indien nodig bijstellen. 5. afronden pilot en bepalen vervolgtraject.

Vanaf welke organisatiegrootte is Smart Hygiene interessant?

We kijken niet zozeer naar de organisatiegrootte maar naar het totaal aantal vierkante meters van een gebouw. Vanaf 10.000 m2 is de inzet van Smart Hygiene erg interessant.

Welke stappen, kennis en middelen zijn nodig van start tot implementatie en het uiteindelijke uitlezen van data?

Hier ligt een groter implementatieplan aan ten grondslag waarin we al deze aspecten in 8 weken tijd doorlopen. Van (plaatsen van) sensoren en de technische koppeling (API) tot aan instructies en opleiding voor onze vakschoonmakers. Het uitgewerkte implementatieplan lichten we graag persoonlijk inhoudelijk toe.

Betekent Smart Hygiene altijd tevreden klanten?

Hygiëne is belangrijker dan ooit. Door er te zijn op de momenten dat het echt nodig is, borgt Hago Next hygiëne en kwaliteit. Smart Hygiene verhoogt daarnaast de beleving van pandgebruikers. Ze grijpen bijvoorbeeld nooit meer mis in sanitaire ruimtes. Smart Hygiene is behoeftegestuurde schoonmaak.

Is Smart Hygiene ook al beschikbaar voor vakantieparken?

Smart Hygiene is ook beschikbaar voor vakantieparken. Het sluit zelfs erg goed aan, omdat het goed zicht geeft op het gebruik en de gebruiksintensiteit van accommodaties.

Data

Welke gegevens registreren de sensoren?

De sensoren registreren alleen anonieme bewegingsgegevens. Ze laten zien hoe vaak ruimtes in gebruik zijn.

Hoe is Hago Next gestart met het verzamelen van data tijdens de pilot, zonder data warehouse? Is het open platform ook geschikt om rapportages van andere diensten uit te halen?

In het begin telden we zelfs handmatig (en verzamelden we zo data), maar sinds 2 jaar vergaren we data via een van onze partners en kunnen we die data ook via hen analyseren en vertalen naar de werkvloer en rapportages.  Op dit moment halen we alle datastromen uit de sensoren. Ook bijvoorbeeld de lichtintensiteit en de temperaturen binnen ruimtes. Ook dat is waardevolle informatie, voor leveranciers die hier hun dienstverlening op ingerichten. Daarnaast beschikken we over een open platform, dat mogelijkheden biedt voor andere diensten om aan te sluiten.  

Wringt het vergaren van data met sensoren niet met de huidige privacywetgeving? Zijn er wettelijke restricties?

Nee, dat wringt niet. Vebego heeft haar standaarden op het gebied van informatie beveiliging vastgelegd in een in concern breed geldend informatiebeveiligingsbeleid. Dit informatie beveiligingsbeleid volgt de ISO 27001 normering. Om veiligheid in de keten te borgen, stelt Vebego dezelfde strenge eisen aan haar leveranciers. Deze eisen zijn vastgelegd in de Supplier Security Policy.

Voor beveiliging van data zijn onder andere de volgende zaken relevant:
- Te allen tijde wordt sterke encryptie (AES-256 of hoger) gebruikt voor beveiliging van data, zowel “in transit” als “at rest”;
- Vebego maakt gebruik van de Microsoft Azure cloud diensten voor verwerking en opslag van data. Deze cloud diensten zijn onder andere compliant met ISO 22301 en ISO 27001;
- Data wordt in de Microsoft cloud uitsluitend opgeslagen in data centra binnen de EU, specifiek in Nederland en Ierland;
- Vebego maakt gebruik van het Security Operations Centre (SOC) van InSpark voor 24/7 monitoring van alle aan Vebego toevertrouwde data. InSpark maakt daarbij gebruik van de nieuwste technologieën (oa. Sentinel) en certificeringen. Mede op basis van de werkzaamheden voor Vebego heeft InSpark in 2019 de ‘Microsoft Global Security Partner of the Year Award’ gewonnen.

Hoe is de data geborgd als de tablet door een technische storing uitvalt?

Deze twee staan los van elkaar. De data wordt te allen tijde opgeslagen via de moderne cloud technologie en is niet afhankelijk van een tablet. De tablet is het visuele verlengstuk van data naar gerichte acties en inzichten.

Werkt sensoring alleen bij dagelijks onderhoud?

Ja. Als je dagelijks aanwezig bent, kun je direct inspelen op real-time informatie en behoeften. Als je data verdeelt over meerdere dagen (door een lagere frequentie) is die minder accuraat en heb je langer nodig om effecten te behalen.

Worden sensoren ook uitgelezen als je geen schoonmaakmedewerkers op locatie hebt?

Sensoren zijn 24/7 actief en geven continue feedback. Wanneer onze medewerkers op dat moment niet op locatie zijn, worden acties met prio automatisch gepland voor de ronde van de volgende ochtend. Calamiteiten zijn uitzonderingen. Die verlopen te allen tijden telefonisch en staan los van sensoring.

Dienstverlening Hago Next

Hoe richten jullie contracten in op het moment dat jullie effectiever schoonmaken?

Hago Next richt contracten in op basis van 'business partnering', met oog voor kostenbewustzijn en vakmanschap: hygiëne & beleving. Business partnering staat voor een langdurige, wederzijds profijtelijke relatie. 

Is de taakverbreding ook haalbaar voor aanbestedingsplichtige organisaties die alle soft services apart hebben ingekocht?

Je kunt dan samen kijken welke mogelijkheden er zijn om de Total Cost of Ownership te verlagen, op basis van bestaande contracten, hun looptijd en een eventueel andere invulling (of bundeling) van contracten.

Is een VSR-meting met Smart Hygiene nog het juiste middel om kwaliteit te staven?

VSR een controlemiddel voor kwaliteit. De kwaliteit moet altijd goed zijn, dat is de basis en daarom blijft het belangrijk om te controleren. Medthodefouten voorkom je bijvoorbeeld niet met geanalyseerde data. Hago Next ziet wel steeds meer belang in belevingsmetingen, waarbij je aansluit op de behoeften en wensen van pandgebruikers.

Zien andere leveranciers bij organisaties als VodafoneZiggo ontwikkelingen als Smart Hygiene ook als iets positiefs?

Jazeker. De One FM gedachte en het open sourcing platform zorgen voor mooie samenwerkingen en zorgen ervoor dat we het gezamenlijke einddoel 'het volledig ontzorgen van de pandgebruiker' bereiken. Samenwerking zorgt dat we elkaar versterken, ieder vanuit zijn eigen specialisme en expertise.

Zijn andere facilitaire leveranciers ook klaar voor een veranderende vraag uit de markt? Zijn leveranciers van andere facilities ook bezig met pilots?

Het open platform van Vebego leent zich prima voor samenwerking met andere facilitaire partners. Door krachtenbundeling kom je verder. Andere leveranciers zijn ook bezig met ontwikkelingen op het gebied van data en samen proberen we sterker te worden, waarbij Hago Next de rol van vooroploper wil houden.

Hago Next

Welke extra taken kunnen schoonmaakmedewerkers oppakken als ze daar ruimte voor hebben?

Dat kan op drie vlakken. Denk bijvoorbeeld aan:​

Werkplekverzorging:​
- Groenvoorziening​
- Afval ​
- Extra reinigingen​
- eerstelijns storingen verhelpen (koffiemachine's, kopierapparatuur etc.)
- Bezoekers begeleiden naar vergaderzaal/werkplek/coffee corner
- Werkplekken instellen

Zorg voor mensen:​
- Bijvullen en reinigen van koffieautomaten​
- Vergaderservices​
- Lunchvoorziening: bestelde lunch/avondmaaltijd/borrel/ontbijt brengen naar vergaderzaal/werkplek
- Overige hostess services​

Office support :​
- Post- en pakketbehandeling​
- Goederenontvangst en -distributie​
- Kopieer- en printservices​
- Kantoorartikelen bestellen en bijvullen

Hardware en Software

Kunnen jullie zicht geven op de kosten van sensoring?

Dat is maatwerk en afhankelijk van diverse factoren, als het aantal vierkante meters en ruimtes, of er al sensoren in een gebouw hangen, of de API werkt met ons open platform, de licentie, het onderhoud en nog meer.

Wegen de kosten van sensoringen (de investeringen) op tegen dat wat Smart Hygiene ten opzichte van traditionele schoonmaak oplevert?

Absoluut. Om ook dat inzichtelijk te maken hebben wij de business case tool ontwikkeld. De tool laat in een oogopslag zien wat je investeringen zijn en op welk termijn je het break-even punt bereikt.

Hoe ziet Hago Next Smart Hygiene in gebouwen zonder sensoren?

Smart Hygiene is een dienstverlening die we baseren op data uit sensoren. Aanwezigheid van sensoren is dus cruciaal. Als die sensoren er niet zijn, dan brengen we je in contact met onze partners, die advies op maat hebben. Na akkoord (ont)zorgen zij ook voor het plaatsen, onderhouden en beheren van de sensoren. Voordeel hiervan is dat de koppeling (API) met de sensoren er dan al is.

Is de software op de tablet ook begrijpelijk voor mensen die een andere taal spreken dan Nederlands?

De instructies op de tablet zijn visueel vormgegeven, wat het begrijpelijk maakt voor onze vakmensen. Hago Next werkt bovendien met dagschoonmaak en één van onze speerpunten is dat medewerkers de Nederlandse taal machtig zijn. Mocht dit niet het geval zijn, dan leiden we ze ook daarin op.

Kunnen jullie een koppeling maken tussen jullie platform en sensoren die in gebouwen hangen voor verlichting?

Hago Next maakt gebruik van een open integratieplatform dat is gebaseerd op moderne cloud technologie van Microsoft. Daardoor kunnen wij koppelen met alle typen sensoren en sensor leveranciers, mits zij een API aanbieden om zo’n koppeling te maken.

Zijn de tablets beschikbaar voor alle schoonmaakmedewerkers?

Ja, we rusten medewerkers uit met een tablet.

Hoe hebben jullie bepaald welk type sensor jullie moeten gebruiken voor Smart Hygiene? Er zijn veel verschillende sensoren beschikbaar.

Voor Smart Hygiene gebruiken we PIR-sensoren die alleen de gebruiksintensiteit van de ruimtes meten. Meer data hebben wij niet nodig voor onze dienstverlening en hierop stemmen we dat ook het type sensoren af. Uiteraard werkt Smart Hygiene ook met `uitgebreide' sensoren. Die geven ook zicht op de luchtvochtigheid, CO2, temperatuur, lichtintensiteit en meer.

Hoe bepaal je het aantal benodigde sensoren in een gebouw? Hoeveel per vierkante meter bijvoorbeeld?

Iedere gewenste ruimte heeft minimaal 1 sensor nodig. Daarnaast ligt de reikwijdte van een sensor gemiddeld tussen 70 en 80 m2. We bepalen de aantallen sensoren en hun exacte bevestigingslocatie afhankelijk van de afmetingen van een ruimte en de ruimtesoort.

Wat kost een sensor?

Hago Next is geen sensorleverancier, maar we brengen je - voor maatwerk - graag in contact met één van onze partners. Een ruwe schatting van de prijs per sensor: tussen € 50,- en € 250,-., volledig afhankelijk van functionaliteiten, batterij/vaste voeding en meer.

Zijn de tablets en de software erop ook geschikt voor de digibeten onder de ouder wordende populatie schoonmaakmedewerkers?

Dit geldt vanzelfsprekend niet alleen voor de ouder wordende populatie maar voor alle digibeten. Ons uitgangspunt blijft dat alles draait om intensieve begeleiding en opleiding. Zo faciliteren en ondersteunen we onze collega's. De interface is erg visueel, om gebruiksgemak te optimaliseren.

Medewerkers

Hoe zorgt de software voor een evenredige taakverdeling over medewerkers?

Op basis van de realtime inzichten afkomstig uit de sensoren. We verdelen ruimtes dagelijks evenredig over medewerkers. Indien nodig sluit een schoonmaker die klaar is met zijn tour, ook weer op basis van Smart Hygiene, aan bij een andere ronde als blijkt dat de gebruikersintensiteit daarom vraagt. Ook bij een verlofdag van een medewerker verdelen we werkzaamheden met een druk op de knop op basis van prioriteit evenredig over de andere collega's.

Hoe trainen jullie medewerkers op het gebruik van de tablet?

We gebruiken een instructie en structurele coaching on the job. Het is een intensief implementatietraject waarin we alle medewerkers opleiden en meenemen in de hard- en software en hun werking. Onze medewerkers zijn de cruciale schakel in ons succes en daarom is de begeleiding intensief.

Hoe voorkom je teveel loopbewegingen voor medewerkers als schoon te maken ruimtes ver uit elkaar liggen?

We wijzen onze medewerkers een tour toe. Ondanks dat een ruimte vanuit de sensoren misschien geen schoonmaak behoeft, blijven we elke ruimte in de tour controleren (zien, denken, doen). Looptijden van uiterste ruimtes worden hiermee voorkomen, het blijft een tour. Daarnaast berekent de software de meest efficiënte route door het gebouw, ook weer om extreme looptijden te voorkomen.

Wat kost het opleiden van een medewerker om met de software en de tablet te kunnen werken?

€ 150,- per medewerker, plus natuurlijk een investering in tijd. We zien beide ook echt als een investering en niet als een kostenpost.